Waarom het meer is dan een formaliteit
De gedachte achter de regel is eenvoudig: wie zaken met u doet moet kunnen weten met wie. Een naam en een gsm-nummer zijn niet genoeg, want daarmee kan een klant niet nagaan of u bestaat, of u verzekerd bent, en bij wie hij terecht kan als het misloopt.
Daarom is dit tegelijk het goedkoopste vertrouwen dat u op uw site kunt zetten. Een bezoeker die twijfelt tussen twee aannemers kijkt of er een echt adres en een echt nummer staan. Een site zonder die gegevens leest als iemand die niet gevonden wil worden, en dat is bij een verbouwing van enig formaat een reden om de andere te bellen.
Het kost bovendien vijf minuten. Het gaat om een handvol regels tekst, meestal onderaan de pagina, die u eenmalig invult en daarna nooit meer aanraakt.
De gegevens zelf
In grote lijnen komt het in beide landen op hetzelfde neer. De namen van de nummers verschillen, de bedoeling niet.
- Naam en rechtsvorm
De naam waaronder u ingeschreven staat, met de rechtsvorm erachter als u er een hebt. Handelt u onder een andere naam dan de ingeschreven naam, zet ze dan allebei.
Dit is wat een klant nodig heeft om u op te zoeken in het openbare register. Staat er alleen een merknaam, dan vindt hij niets en weet hij niet of hij met een vennootschap of met een persoon te maken heeft.
- Ondernemingsnummer of KVK-nummer
In België het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. In Nederland het KVK-nummer uit het Handelsregister.
Dit is het veld dat het vaakst ontbreekt en het veld waarop gecontroleerd wordt. Het is ook het enige nummer waarmee iemand kan nagaan dat uw zaak werkelijk bestaat en actief is.
- Btw-nummer
Uw btw-identificatienummer, als u btw-plichtig bent. In België is dat het ondernemingsnummer met BE ervoor.
Verkoopt of levert u via uw site, dan hoort dit er te staan. Het is bovendien het nummer waar een zakelijke klant om vraagt voordat hij een offerte in behandeling neemt.
- Adres en contactgegevens
Een geografisch adres waar u te bereiken bent, een e-mailadres en een telefoonnummer. Een contactformulier alleen volstaat niet.
Werkt u vanuit huis, dan is dit de reden om na te denken over een adres dat u wél wilt publiceren. Maar helemaal weglaten is geen optie, en een formulier zonder adres evenmin.
Als u aan beide kanten van de grens werkt
Voor een zaak in Lommel die ook in Noord-Brabant werkt, of omgekeerd, is de vraag welke regels gelden. Kort gezegd: u volgt de regels van het land waar uw zaak gevestigd is, en u vermeldt dus het nummer dat u daar hebt. U krijgt er geen tweede inschrijving bij omdat u over de grens een keuken plaatst.
Wat wel verandert is wat uw klant verwacht. Een Nederlandse particulier kent het woord ondernemingsnummer niet en zoekt naar een KVK-nummer; een Belgische klant zoekt het omgekeerde. Zet er daarom bij wat het is in plaats van alleen de cijfers, en noem het land erbij.
Gaat het om meer dan incidenteel werk over de grens, dan spelen er dingen mee die buiten deze uitleg vallen, zoals waar u btw afdraagt en of u zich ergens moet melden. Dat is het punt waarop een boekhouder goedkoper is dan een zoekmachine.
Schrijf het uit: ‘Ondernemingsnummer BE 0123.456.789 (België)’ leest voor beide publieken goed. Een rij losse cijfers onderaan de pagina zegt niemand iets.
Waar cookies en de AVG beginnen mee te tellen
Hier zit het grootste misverstand bij kleine zaken, en het gaat twee kanten op. De ene helft zet een cookiebanner op een site die geen enkele cookie plaatst, omdat het erbij hoort. De andere helft zet er statistieken en een ingesloten kaart op en denkt dat een zin in de voettekst het afdekt.
De regel gaat niet over uw site maar over wat uw site op het toestel van de bezoeker zet en welke gegevens daarbij naar derden gaan. Strikt noodzakelijke techniek mag zonder toestemming. Alles wat meet, volgt of van een andere partij ingeladen wordt, vraagt vooraf toestemming, en die toestemming moet echt gegeven zijn: vooraf aangevinkte vakjes en een balk die alleen sluiten kan, gelden niet.
Wat dat praktisch betekent: een site die niets van buiten inlaadt en niets meet, heeft weinig te regelen. Elke statistiekdienst, ingesloten video, kaart of lettertype van een andere partij die u erbij zet, verandert dat, en dan hoort uw privacyverklaring dat ook te vermelden. Een formulier waarmee mensen u hun gegevens sturen valt onder de AVG ongeacht cookies: u legt vast waarvoor u die gegevens gebruikt en hoe lang u ze bewaart.
- Maak een lijst van wat uw site van buitenaf inlaadt: statistieken, kaarten, video, lettertypen, chatvensters.
- Schrap wat u niet werkelijk gebruikt. Dat is de goedkoopste manier om aan deze regels te voldoen.
- Blijft er iets staan dat meet of volgt, regel dan toestemming vooraf, en niet met een balk die alleen weggeklikt kan worden.
- Zet in uw privacyverklaring welke gegevens u via uw formulier ontvangt, waarvoor u ze gebruikt en hoe lang u ze houdt.
- Noem de partijen waar die gegevens langskomen, zoals uw mailprovider, bij naam.
Waar het hoort te staan
De eis is dat de gegevens gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk zijn. In gewone taal: vanaf elke pagina bereikbaar, zonder zoeken, en niet verstopt achter een formulier of een download.
In de praktijk betekent dat de voettekst, want die staat op elke pagina, eventueel met een uitgebreidere contactpagina erachter. Verkoopt u ook via de site, dan komen daar uw voorwaarden en uw regeling voor herroeping bij, en dat is een apart onderwerp dat hier niet in past.
Controleer het daarna één keer op een telefoon. Voetteksten zijn de plek waar tekst het vaakst wegvalt of onleesbaar klein wordt, en gegevens die een bezoeker niet kan lezen zijn gegevens die er niet staan.
Dezelfde gegevens horen ook op uw facturen en in uw zakelijke mail. Wie het op zijn site regelt, kan het in dezelfde beweging in zijn handtekening zetten en is er dan overal vanaf.