Wat een adres bij uw provider u kost
Het eerste is vertrouwen, en dat is minder zacht dan het klinkt. Iemand die een offerte van een paar duizend euro krijgt van een adres bij een gratis dienst, leest dat als een zaak die gisteren begonnen is. Datzelfde bedrijf met zijn eigen naam achter het apenstaartje leest als een bedrijf. U bent in beide gevallen dezelfde vakman.
Het tweede is dat het adres niet van u is. Stapt u over van internetprovider, dan raakt u het adres kwijt dat op uw facturen, uw bestelwagen en in de telefoons van tweehonderd klanten staat. Dat is geen theoretisch risico, het is de standaardreden waarom mensen bij een provider blijven die ze niet meer willen.
Het derde merkt u het minst en kost het meest: uw mail komt vaker in de spam terecht. Ontvangende partijen kijken of een adres mag versturen namens het domein waar het vandaan komt, en op een eigen domein kunt u dat netjes regelen. Op andermans domein kunt u dat niet.
Hebt u nog geen domeinnaam, begin daar. Mail en site kunnen gerust bij verschillende partijen staan, maar ze hangen allebei aan dezelfde naam, en die moet eerst op uw eigen zaak staan.
Google Workspace of Microsoft 365
Voor een zaak met één tot vijf mensen doen ze allebei hetzelfde: postbussen op uw eigen domein, een agenda, bestanden, videobellen. Op techniek valt er nauwelijks tussen te kiezen. Wat wel verschilt is waar u al aan gewend bent en wat uw boekhouder en uw klanten u sturen.
- Google Workspace
De logische keuze als u nu al met gmail werkt, uw telefoon een Android is, en u verder weinig met documenten doet die van anderen komen.
U herkent alles meteen en hoeft niets af te leren. En omdat u voor uw bedrijfsprofiel toch een Google-account beheert, zit u daar in dezelfde omgeving.
- Microsoft 365
De logische keuze als er Outlook op de computer staat, als u met Word en Excel werkt, of als uw boekhouder of opdrachtgever u dat soort bestanden stuurt.
Bestanden van anderen openen zonder opmaakverlies scheelt meer tijd dan het verschil tussen de twee mailprogramma’s. Werkt u als onderaannemer voor grotere bedrijven, dan is dit vaak al beslist.
- Wat niet meeweegt
Welke van de twee ‘beter’ is, en welke meer opslag geeft in het pakket dat u toch niet volmaakt.
Beide zijn ruim voldoende voor een zaak van deze grootte. Kiezen op een vergelijkingstabel leidt tot een pakket dat u niet kent, en dat gebruikt u dan niet.
- Wat wél meeweegt
Of u iemand kent die het beheert. Eén persoon die het adresbeheer kan, is meer waard dan welke functie dan ook.
De momenten waarop het spannend wordt zijn een medewerker die vertrekt, een wachtwoord dat kwijt is en een telefoon die stuk gaat. Dan wilt u iemand die het scherm kent.
De volgorde, want dit is waar mail verdwijnt
De overstap zelf is niet moeilijk, maar er is één moment waarop het echt mis kan gaan, en dat is het omzetten van het MX-record. Vanaf dat moment gaat alle nieuwe mail naar de nieuwe partij. Is daar nog geen postbus voor het adres waaraan geschreven wordt, dan wordt die mail geweigerd of verdwijnt hij, en de afzender krijgt in het beste geval een foutmelding die hij niet aan u doorgeeft.
Beide leveranciers schrijven dit ook op: maak eerst de gebruikers en de postbussen aan, zet daarna pas de MX om. Het is de ene zin die niemand leest omdat hij midden in een lange pagina staat en omdat het aanmeldscherm juist haast suggereert.
Het tweede dat mensen vergeten is het oude MX-record weghalen. Blijft dat naast het nieuwe staan, dan gaat een deel van uw mail nog steeds naar uw vorige provider, en omdat het andere deel wel gewoon aankomt heeft niemand door dat er iets mist.
- Meld u aan bij Google Workspace of Microsoft 365 en voeg uw domeinnaam toe.
- Bewijs dat het domein van u is met het TXT-record dat u krijgt, en wacht tot dat geaccepteerd is.
- Maak nu alle gebruikers en postbussen aan die op dit domein mail moeten ontvangen. Ook de adressen die u alleen doorstuurt.
- Zet dan pas het MX-record om naar de nieuwe partij, en verwijder tegelijk de oude MX-records.
- Zet SPF en DKIM goed, zodat uw uitgaande mail niet in de spam belandt.
- Stuur uzelf en een bekende een testbericht, heen en terug, vanaf een adres buiten uw eigen domein.
Zorgen dat uw mail ook aankomt
Een adres op uw eigen domein instellen is het halve werk. De andere helft is de ontvangende kant laten zien dat u het echt bent, en dat gebeurt met drie regels in uw DNS die u eenmalig zet.
SPF zegt welke partijen namens uw domein mogen versturen. DKIM zet een ondertekening op elk bericht dat u verstuurt, waarmee de ontvanger kan nagaan dat het onderweg niet veranderd is en echt van uw domein komt. DMARC zegt wat een ontvanger moet doen als een bericht niet klopt, en zorgt er bovendien voor dat u rapportage krijgt over wie er namens uw naam post verstuurt.
De grote ontvangers zijn hier de laatste jaren strenger op geworden, en ze doen het allebei. Zet u dit niet, dan werkt uw mail meestal wel, maar niet altijd en niet bij iedereen, en dat is de vervelendste vorm: uw offerte komt aan bij negen klanten en bij de tiende niet.
Hebt u één SPF-regel en komt er een tweede dienst bij die namens u mailt, bijvoorbeeld een boekhoudpakket, dan voegt u die toe aan de bestaande regel. Twee losse SPF-regels naast elkaar is ongeldig en maakt de situatie slechter dan geen regel.
Uw oude mail, en het adres dat u niet meekrijgt
Wat er al in uw oude postbus zit verhuist niet vanzelf mee. Beide partijen hebben gereedschap om bestaande mail en contacten over te halen, en voor één postbus is dat een overzichtelijke klus. Doe het nadat de nieuwe postbus werkt, niet ervoor.
Uw oude adres zelf houdt u niet. Dat hoort bij uw provider, niet bij u, en dat was de reden om weg te gaan. Wat u wel kunt doen is het nog een tijd laten doorsturen naar uw nieuwe adres, en de omschakeling ondertussen aan uw klanten laten wennen.
Zet uw nieuwe adres meteen overal waar het oude staat: op uw facturen, in uw handtekening, op de bestelwagen bij de eerstvolgende belettering, en op uw bedrijfsprofiel. Dat laatste is het adres waar mensen u het snelst op vinden, en het is ook het makkelijkst te vergeten.